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SharePoint Training Tutorials - How to create workflow in SharePoint Designer 2013
Paragyte
Overview
Este video es un tutorial sobre cómo crear flujos de trabajo (workflows) en SharePoint Designer 2013. Se enfoca en guiar al usuario a través del proceso de diseño, configuración y publicación de un flujo de trabajo básico, explicando los componentes clave y las opciones disponibles para automatizar tareas y mejorar la eficiencia en SharePoint. El tutorial cubre desde la creación de una lista hasta la implementación de acciones y condiciones dentro del flujo de trabajo.
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Chapters
- SharePoint Designer 2013 es una herramienta para crear flujos de trabajo personalizados en SharePoint.
- Los flujos de trabajo automatizan procesos de negocio, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
- Se requiere una lista en SharePoint como base para el flujo de trabajo.
Comprender el propósito de SharePoint Designer y los flujos de trabajo es fundamental para aprovechar la automatización de procesos en SharePoint.
El video comienza mostrando la interfaz de SharePoint Designer y la necesidad de tener una lista existente en SharePoint para empezar.
- Se debe crear una lista personalizada en SharePoint para almacenar la información que el flujo de trabajo procesará.
- La lista puede tener diferentes tipos de columnas (texto, fecha, opción, etc.) según las necesidades.
- Esta lista servirá como el repositorio de datos para las instancias del flujo de trabajo.
Una lista bien estructurada es la base de un flujo de trabajo eficiente, ya que define los datos que se gestionarán y automatizarán.
El tutorial muestra la creación de una lista llamada 'Solicitudes' con columnas como 'Título', 'Fecha' y 'Estado'.
- Se inicia un nuevo flujo de trabajo asociado a la lista creada.
- El diseñador de flujos de trabajo permite añadir pasos, acciones y condiciones.
- Las acciones son las tareas que el flujo de trabajo ejecutará (ej. asignar tarea, enviar correo).
- Las condiciones permiten que el flujo de trabajo tome decisiones basadas en datos.
El diseñador visual de flujos de trabajo permite construir la lógica de automatización sin necesidad de programación compleja.
Se añade una acción para 'Asignar una tarea' a un usuario específico y una condición para verificar el 'Estado' de la solicitud.
- Las acciones como 'Enviar correo electrónico' requieren especificar destinatarios, asunto y cuerpo del mensaje.
- Se pueden usar campos de la lista o variables dentro de las acciones (ej. incluir el título de la solicitud en el correo).
- Las condiciones se configuran comparando valores de campos con datos específicos o variables.
- Se pueden encadenar múltiples acciones y condiciones para crear flujos de trabajo complejos.
La correcta configuración de acciones y condiciones es crucial para que el flujo de trabajo funcione como se espera y automatice las tareas deseadas.
Configurar la acción 'Enviar correo electrónico' para notificar al solicitante cuando su solicitud sea aprobada, incluyendo detalles de la solicitud en el cuerpo del correo.
- Una vez diseñado, el flujo de trabajo debe ser publicado en el sitio de SharePoint.
- La publicación hace que el flujo de trabajo esté disponible para ser iniciado.
- Se deben probar los diferentes escenarios del flujo de trabajo para asegurar su correcto funcionamiento.
- Se puede iniciar un flujo de trabajo manualmente o configurarlo para que se inicie automáticamente.
La publicación y las pruebas son pasos esenciales para validar que el flujo de trabajo automatizado opera correctamente en el entorno real de SharePoint.
Crear un nuevo elemento en la lista 'Solicitudes' y observar cómo se inicia el flujo de trabajo, se asigna la tarea y se envía el correo electrónico.
Key takeaways
- SharePoint Designer 2013 permite automatizar procesos de negocio mediante la creación de flujos de trabajo sin código.
- Los flujos de trabajo se basan en listas de SharePoint que contienen los datos a gestionar.
- El diseño de un flujo de trabajo implica la adición secuencial de acciones y condiciones.
- Las acciones ejecutan tareas específicas, mientras que las condiciones permiten la toma de decisiones lógicas.
- La personalización de acciones como el envío de correos electrónicos se realiza utilizando datos de la lista.
- Es fundamental publicar y probar exhaustivamente los flujos de trabajo para garantizar su correcto funcionamiento.
- La automatización de tareas repetitivas a través de flujos de trabajo mejora la eficiencia y reduce errores.
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Test your understanding
- ¿Cuál es el propósito principal de utilizar SharePoint Designer para crear flujos de trabajo?
- ¿Cómo se relaciona una lista de SharePoint con la creación de un flujo de trabajo?
- ¿Qué diferencia hay entre una 'acción' y una 'condición' en el contexto de un flujo de trabajo de SharePoint Designer?
- ¿Por qué es importante publicar y probar un flujo de trabajo antes de usarlo en producción?
- Describe un ejemplo de cómo podrías usar una acción de 'Enviar Correo Electrónico' dentro de un flujo de trabajo.